Como respaldar correos en Outlook

En ocasiones requerimos hacer un backup de nuestros correos electrónicos por distintos motivos, ya sea que estés migrando de hosting, de tecnología de Webmail a Microsoft 365, o simplemente deseas liberar espacio dentro de tu cuenta de correo electrónico empresarial.

Veamos el paso a paso de como respaldar los correos empresariales en Outlook

Esto funciona no solo para cuentas de correo corporativas, sino, que también en cuentas de correo gratuitas que manejes con Outlook.

Exportar el archivo de datos

Paso 1: Da clic en Archivo.

Paso 2: Da clic en Abrir y exportar.

Paso 3: Da clic en Importar o exportar.

Paso 4: Se le mostrará una ventana con el asistente para importar y exportar, entre las opciones elija la que dice Exportar un archivo y das clic en Siguiente.

Paso 5: En la ventana de exportar un archivo, seleccione Archivo de datos de Outlook (.pst) y da clic en Siguiente.

Paso 6: En la ventana de Exportar archivo de datos de Outlook deberás dar clic en el correo electrónico que deseas exportar o respaldar y das clic en siguiente.

Asegúrese de que la casilla que dice Incluir subcarpetas, esté marcada.

Paso 7: Seleccione la ruta o lugar donde desea guardar el archivo, para esto puede hacer clic en Examinar y elijes la carpeta para guardarlo.

En las opciones elija Reemplazar duplicados con los elementos exportados, esto para que no se repitan los correos o se dupliquen en caso de que este no sea el primer backup.

Por último, das clic en Finalizar.

De esta manera se logra hacer un respaldo de su correo electrónico de empresa.

Ahora bien, el proceso para la importación o utilización de este archivo exportado puede ser de dos formas y esto depende de sus necesidades.

Importar el archivo de datos.
Solo abrir el archivo de datos de Outlook en su computadora.

¿Cuál de las dos opciones debes elegir?

Es sencillo, la opción de importar el archivo de datos hace que los correos se carguen en el servidor haciendo posible que puedas visualizar estos correos desde cualquier dispositivo. La desventaja de esto es que ocupará espacio en el servidor y el tamaño del buzón será cada vez menor, a menos de que liberes espacio eliminando correos que no necesites.

La opción de Solo abrir el archivo de datos de Outlook en su computadora, le permitirá no solo ver los correos y responderlos, sino que, también estarás ahorrando espacio en el buzón del correo en el servidor. La desventaja de esto es que si deseas consultar alguno de los correos que respaldaste, lo podrás hacer, pero desde tu computadora.

Veamos ahora el proceso de importación de un archivo de datos de Outlook

Paso a paso de importar los correos en Outlook

Paso 1: Da clic en Archivo.

Paso 2: Da clic en Abrir y exportar.

Paso 3: Da clic en Importar o exportar.

Paso 4: Se le mostrará una ventana con el asistente para importar y exportar, entre las opciones elija la que dice Importar de otro programa o archivo y das clic en Siguiente.

Paso 5: En la ventana de importar un archivo, seleccione Archivo de datos de Outlook (.pst) y da clic en Siguiente.

Paso 6: Seleccione la ruta o lugar donde se encuentra el archivo, para esto puede hacer clic en Examinar y busca el archivo de datos de Outlook que has exportado previamente.

En las opciones elija Reemplazar duplicados con los elementos importados, esto para que no se repitan los correos o se dupliquen en caso de que ya existan.

Paso 7: En la ventana Importar archivo de datos de Outlook seleccione la carpeta de mayor jerarquía que por lo general es “Archivo de datos de Outlook”

Asegúrese de que la casilla que dice Incluir subcarpetas, esté marcada.

Luego selecciona la opción que dice Importar elementos en la misma carpeta de:

Seleccione el correo electrónico en el que deseas que se importen los correos.

Y por último, das clic en Finalizar.

¡Liso! Fue sencillo, ¿cierto?, si lo que desea es abrir el archivo de datos de Outlook para utilizarlo en tu computadora y ahorrar espacio en el buzón de correo electrónico en el servidor, sigue los siguientes pasos.